نویسنده: ژانین پاپیک
مترجم: فرهاد امیری
6 ژانویه 2012
برگزاری یک مراسم (جشن، سخنرانی و ...) راه بسیار خوبی برای آشنایی با آدمهای جدید، معرفی کسبوکار خود و تفریحکردن است. اما اگر سازماندهنده این رخداد شما باشید، ممکن است به دردسر بیفتید. آیا در این رخداد تحت نظارت شما کسی سخنرانی خواهد کرد؟ آیا آدمها حوصلهشان سر نخواهد رفت؟
در این مقاله علیه مشکلات هراسانگیر ممکن، چند ایده مطرح میکنم تا بتوانید مراسمی مفرح و خوب برای خودتان و میهمانانتان برگزار کنید.
1) هیچکس نخواهد آمد. کلید مقابله با این هراس، تبلیغ رخداد مورد نظر خود در فروشگاه (اگر دارید)، وبسایت، وبلاگ و شبکههای اجتماعی است. رسانههای محلی عموما بخشی را به رخدادهای محلی اختصاص میدهند و میتوانید از این قسمت استفاده کنید.
برنامههای تبلیغاتی با استفاده از ایمیلها را فراموش نکنید. با استفاده از ایمیل میتوانید جزئیات مراسم مورد نظر را منتشر کنید، اخبار بهروز مربوط به آن و هر تغییر ممکنی را خبررسانی کنید، هشدارهای تبلیغاتی بدهید («تنها 150 صندلی خالی باقی مانده است؛ بشتابید!») و... . اگر از ایمیل استفاده میکنید، باید ایمیلهای یادآوری فراوانی نیز بزنید.
2) آدمها با یکدیگر رابطه برقرار نمیکنند. اگرچه برچسبهای رخداد شما خیلی هم مفرح نیستند، اما چنین رخدادهایی میتوانند برای رابطه برقرار کردن آدمها با یکدیگر مفید واقع شوند. برای ایجاد این ارتباط باید اطلاعات بیشتری در اختیار آدمها قرار دهید. همچنین شیرینی، نوشیدنی و صندلی در نواحی مختلف سالن مراسم خویش قرار دهید تا آدمها در طول فضا راه بروند و با یکدیگر در محل این میزها برخورد کنند و احتمالا ارتباط برقرار کنند.
3) آدمها یا خیلی زود میآیند یا اصلا محل را ترک نمیکند. کلید یک رخداد موفق سازماندهی خوب آن است. همهچیز باید از پیش معلوم و مقرر باشد؛ حتی پیش از آنکه «میهمانان زودتر از موعد» سر برسند. اگر همه چیز طبق برنامه باشد، آن وقت همه میدانند چه زمانی باید محل را ترک کنند. اما خیلی به آنها اصرار نکنید که فلان موقع بروند. بسیاری از آدمها چنین رفتاری را خوش ندارند.
4) مجلسبههمزنهای ناخوانده سر میرسند. ناگزیر میشوید از چند میهمان ناخوانده پذیرایی کنید. مثلا کارمندان پیشین و بدخلق، رقبایتان یا حتی همسر یا نامزد سابقتان. اگر نمیتوانید بیرونشان بیندازید، به آنها بپیوندید. اول خودتان به آنها سلام کنید و از این منظر آنها را شگفتزده سازید. در این صورت ــ البته امیدوارم، مطمئن نیستم ــ آنها هر چه در دل دارند، به طور خصوصی با شما در میان میگذارند و آنها را بهطور عمومی مطرح نمیکنند.
5) کسی به دلایلی مجلس را به هم میزند. برای اینکار باید افراد مسوول در رخداد را پیشاپیش نسبت به اتفاقهای ممکن و علل مختلف آنها آگاه سازید و از آنها بخواهید که در موقعیتهای بحرانی عکسالعمل مناسب را نشان دهند.
پس طوری برای برگزاری این مراسم تلاش کنید که انگار همهچیز را از قبل پیشبینی کرده اید و نسبت به همهچیز آگاهی دارید. اگر چیز غیرمنتظرهای رخ داد، خونسردی خودتان را حفظ کنید. کارکنان خویش را بهخوبی از روند این رخداد آگاه سازید و در مواقع بحرانی از آنها کمک بگیرید. مطمئن باشید که هر چه را از دستتان برمیآمده است، انجام داده اید و بقیه نیز چنین خواهند کرد.